Datenschutz bei der Durchführung des Mietverhältnisses

Der Teil 3 der Datenschutzreihe beim vdw Sachsen “Durchführung des Mietverhältnisses” betrifft die

A). Weitergabe der Telefonnummer an den Handwerker als Beispiel für die Weitergabe von Kontaktdaten und

B) die Beendigung des Mietverhältnisses.

Nach dem Teil 1 zur Betriebskostenabrechnung und dem Teil 2 zur Mieterhöhung aus datenschutzrechtlicher Sicht beleuchten wir im letzten Teil die Weitergabe von der Telefonnummer, dem Namen und der Adresse des Mieters an den Handwerker und die Beendigung des Mietverhältnisses.

A) Weitergabe von Mieterdaten an den Handwerker

Auch für einen so profanen Akte benötigen Sie einen Zweck und eine Rechtsgrundlage.

Der Zweck

ist die Durchführung der Reparatur und die hierfür erforderliche Terminvergabe.

Bei der

Rechtsgrundlage

scheiden sich derzeit noch die Geister.

1. Teilweise wird vertreten, dass die Übermittlung dieser Daten aufgrund einer Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f) DS-GVO erfolgen müsste (BayLDA).
2. Die Sächsische Aufsicht (SächsDSB) hat für den Fall der Kontrolle (turnusgemäß?) sich dahingehend geäußert, dass eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DS-GVO erforderlich sei.
3. Bei Instandhaltungsmaßnahmen wird es meiner Ansicht nach aufgrund des Mietvertrags und somit nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b) DS-GVO zulässig sein, die Kontaktdaten den Mieters an den Handwerker weiterzugeben, da die Gebrauchserhaltung der Mietsache gemäß § 535 Abs. 1 Satz 2 BGB objektiv durch einen Handwerker erfolgen muss und damit eine Kontaktaufnahme auch durch den Handwerker direkt möglich sein muss. Allerdings muss der Handwerker dahingehend belehrt und angewiesen werden, dass er die Kontaktdaten nach der Durchführung der Instandhaltungsmaßnahme zu löschen hat und nicht -erst recht nicht zu anderen Zwecken-  weiterverarbeiten darf.

Die

B) Beendigung des Mietverhältnisses

stellt eine Zäsur auch für die Datenverarbeitung dar und die bei Vertragsschluss erhobenen personenbezogenen Daten sind auf Ihren

Zweck der Verarbeitung

hin zu prüfen. Aufgrund der Rollenberechtigung muss der Zugriff der Mitarbeiter zunächst verengt werden.

1. Die neue Adresse des Mieters darf zur Mahnung noch offener Ansprüche, der Abrechnung der Kaution und der Betriebskosten verarbeitet werden.

Der Zweck

ist hier weiterhin die Durchführung des Mietverhältnisses in der Auslaufphase und die

Rechtsgrundlage

ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b) DS-GVO.

2. Daneben bleibt das Archiv in elektronischer Form zum

Zweck

der Wahrung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und die Buchhaltung auch in analoger Form zum Zweck der Erfüllung der Anforderungen zur Aufbewahrung von Unterlagen nach § 147 Abgabenordnung (AO) sowie § 257 Handelsgesetzbuch (HGB). Der Zweck ist die rechtstreue Führung eines eingerichteten und ausgeübten Gewerbetriebs und

die Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c) DS-GVO.

3. Organisatorisch und technisch dürfen nur noch die für diese Bereiche zuständigen Mitarbeiter aus dem Unternehmen Mieterdaten auch nach der Beendigung des Mieteverhältnisses verarbeiten bis auch diese Prozesse enden (Erfüllung, Verjährung, Ende der Aufbewahrungsfrist).